Veelzijdige administratief medewerker (m/v)
Functieomschrijving:
Ons bedrijf is op zoek naar een veelzijdige, georganiseerde, zelfstandige en nauwkeurige administratief medewerker met gedegen computervaardigheden.
De aangeworven medewerker zal meewerken aan de administratieve opvolging van de activiteiten, de organisatie en coördinatie van interne vergaderingen en het bijwerken en beheren van de website van het bedrijf.
Taken en verantwoordelijkheden:
Administratief beheer en secretariaat
- Meezorgen voor het dagelijks beheer van het secretariaat en de opvolging van administratieve dossiers.
- Offertes opstellen en opmaken, sollicitatiedossiers en documenten met een beschrijving van uitgevoerde opdrachten voorbereiden, post versturen en archiveren.
- E-mails beheren, zorgen voor het ordenen, archiveren en bijwerken van documenten.
Organisatie en opvolging van vergaderingen
- Vergaderingen organiseren, de agenda’s op elkaar afstemmen en planningen opstellen.
- De uitnodigingen, agenda’s en benodigde documenten opstellen en versturen.
- Technische vergaderingen organiseren, aantekeningen maken en duidelijke en overzichtelijke verslagen opstellen.
- Zorgen voor de opvolging van de genomen beslissingen, de uit te voeren acties, de aangewezen verantwoordelijken en de deadlines.
- De betrokkenen hieraan herinneren en ervoor zorgen dat de besloten maatregelen correct worden uitgevoerd.
IT-beheer en databases
- Zorgen voor het dagelijks gebruik van de IT-tools en de bedrijfssoftware.
- Databases invoeren, structureren, organiseren en bijwerken.
- Microsoft Excel gebruiken om overzichtstabellen te maken, berekeningen uit te voeren, gegevens te analyseren en rapporten op te stellen.
- Beheersing van kantoorsoftware, met name Word, Excel, Access en Outlook.
Beheer van de website
- Zorgen voor regelmatige updates van de bedrijfswebsite op WordPress.
- Nieuwsberichten, teksten, documenten en nuttige informatie publiceren en wijzigen.
- Zorgen voor de juistheid en kwaliteit van de gepubliceerde informatie.
- Zorgen voor een duidelijke en samenhangende presentatie van de inhoud.
- Meewerken aan het vergroten van de zichtbaarheid van de website en aan het creëren van digitale inhoud.
- Werk, indien nodig, samen met de IT-dienstverlener of de technisch verantwoordelijke van de website.
Gewenst profiel
- Opleiding op het gebied van secretariaatswerk, kantoorautomatisering, administratief beheer of een vergelijkbaar vakgebied.
- Ervaring in een administratieve functie is gewenst.
- Uitstekende beheersing van IT-tools en kantoorsoftware.
- Goede kennis van Microsoft Excel, met name van formules, sorteren, filters en overzichtstabellen.
- Bekendheid met en vaardigheid in het gebruik van het Dropbox-cloudsysteem en de Odoo-software.
- Het vermogen om databases te beheren en bij te werken.
- Uitstekende schrijfvaardigheid en een goede beheersing van de spelling in het Frans.
- Kennis van het Engels/Nederlands is een pluspunt.
- Het vermogen om vergaderingen te organiseren, aantekeningen te maken en professionele verslagen op te stellen.
- Het vermogen om beslissingen op te volgen en deadlines na te leven.
- Praktische kennis van kunstmatige intelligentie-tools, met inachtneming van de regels inzake vertrouwelijkheid en gegevensbescherming.
- Het vermogen om een website bij te werken via een contentmanagementsysteem (CMS), zoals WordPress.
- Zelfstandigheid, methodisch werken, nauwgezetheid, discretie en gevoel voor organisatie.
- Eigen initiatief, veelzijdigheid en goede sociale vaardigheden.
Wij bieden
- Een deeltijdbaan, een tijdelijk contract of een vast contract in een dynamische en stimulerende werkomgeving.
- De mogelijkheid om thuis te werken.
- Een afwisselende functie met administratieve en digitale verantwoordelijkheden.
- Een kleinschalige, mensgerichte werkomgeving. De medewerkers zijn bouwkundig ingenieurs en tekenaars.
- De arbeidsvoorwaarden en het salaris worden in onderling overleg vastgesteld op basis van het profiel en de ervaring.
Sollicitatie
Als deze vacature uw interesse wekt, neem dan contact met ons op via e-mail: anne.vanoost@formestructure.be, met als onderwerp «Veelzijdige administratief medewerker – Naam + voornaam», of telefonisch: +32 (0) 472 50 71 25 (mevrouw Anne Van Oost, administratief verantwoordelijke), of solliciteer direct door het volgende formulier in te vullen:
