Segretaria amministrativa polivalente (M/F)
Descrizione del lavoro:
La nostra azienda è alla ricerca di una segretaria amministrativa versatile, organizzata, autonoma e meticolosa, dotata di solide competenze informatiche.
La persona assunta si occuperà in parte della gestione amministrativa delle attività, dell’organizzazione e del coordinamento delle riunioni interne, nonché dell’aggiornamento e della gestione del sito web dell’azienda.
Compiti e responsabilità:
Gestione amministrativa e segreteria
- Collaborare alla gestione quotidiana della segreteria e al monitoraggio delle pratiche amministrative.
- Redigere e impaginare le offerte, preparare i fascicoli di candidatura e i documenti descrittivi degli incarichi svolti, inviare e archiviare la corrispondenza.
- Gestire le e-mail, occuparsi della classificazione, dell'archiviazione e dell'aggiornamento dei documenti.
Organizzazione e gestione delle riunioni
- Organizzare le riunioni, coordinare gli impegni e redigere i programmi.
- Preparare e inviare le convocazioni, gli ordini del giorno e i documenti necessari.
- Organizzare le riunioni tecniche, prendere appunti e redigere verbali chiari e ben strutturati.
- Garantire il monitoraggio delle decisioni prese, delle azioni da intraprendere, dei responsabili designati e delle scadenze.
- Ricontattare le persone interessate e assicurarsi che le azioni decise vengano attuate correttamente.
Gestione informatica e banche dati
- Garantire l'utilizzo quotidiano degli strumenti informatici e dei software aziendali.
- Inserire, strutturare, organizzare e aggiornare i database.
- Utilizzare Microsoft Excel per creare tabelle di monitoraggio, eseguire calcoli, analizzare i dati e generare report.
- Padroneggiare i programmi per l'ufficio, in particolare Word, Excel, Access e Outlook.
Gestione del sito web
- Garantire l'aggiornamento regolare del sito web aziendale su WordPress.
- Pubblicare e modificare notizie, testi, documenti e informazioni utili.
- Garantire l'accuratezza e la qualità delle informazioni pubblicate.
- Garantire una presentazione chiara e coerente dei contenuti.
- Contribuire a migliorare la visibilità del sito e alla creazione di contenuti digitali.
- Collaborare, se necessario, con il fornitore di servizi informatici o con il responsabile tecnico del sito.
Profilo richiesto
- Formazione in segreteria, informatica per l'ufficio, gestione amministrativa o settore equivalente.
- È gradita l'esperienza in un ruolo amministrativo.
- Ottima padronanza degli strumenti informatici e dell'informatica d'ufficio.
- Buona conoscenza di Microsoft Excel, in particolare delle formule, dell'ordinamento, dei filtri e delle tabelle di monitoraggio.
- Dimestichezza con il sistema cloud Dropbox e il software Odoo.
- Capacità di gestire e aggiornare i database.
- Ottime capacità di scrittura e buona padronanza dell'ortografia in francese.
- La conoscenza dell'inglese/dell'olandese costituisce un vantaggio.
- Capacità di organizzare riunioni, prendere appunti e redigere verbali professionali.
- Capacità di garantire il monitoraggio delle decisioni e il rispetto delle scadenze.
- Conoscenza pratica degli strumenti di intelligenza artificiale nel rispetto delle norme in materia di riservatezza e protezione dei dati.
- Capacità di aggiornare un sito web tramite un sistema di gestione dei contenuti (CMS), come ad esempio WordPress.
- Autonomia, metodo, rigore, discrezione e senso dell'organizzazione.
- Spirito di iniziativa, versatilità e buone capacità relazionali.
Offriamo
- Un impiego a tempo parziale, a tempo determinato o a tempo indeterminato in un ambiente di lavoro dinamico e stimolante.
- La possibilità di lavorare da remoto.
- Un ruolo variegato con responsabilità amministrative e digitali.
- Un ambiente di lavoro a misura d'uomo, di piccole dimensioni. I collaboratori sono ingegneri edili e disegnatori tecnici.
- Condizioni di lavoro e retribuzione da concordare in base al profilo e all’esperienza.
Candidatura
Se siete interessati a questa opportunità, contattateci via e-mail all’indirizzo: anne.vanoost@formestructure.be, indicando nell’oggetto del messaggio «Segretaria amministrativa polivalente – Cognome + nome» oppure per telefono al numero: +32 (0) 472 50 71 25 (Sig.ra Anne Van Oost, Responsabile amministrativa), oppure inviate direttamente la vostra candidatura compilando il seguente modulo:
